¿Qué es y para qué sirve?
Athento permite anonimizar documentos usando una plantilla.
Si trabajas con documentos que siempre tienen el mismo formato —un contrato tipo, un formulario oficial, una nómina—, puedes indicar una sola vez qué zonas hay que ocultar. A partir de ahí, cualquier documento con esa estructura se anonimiza igual, sin depender de que el sistema acierte detectando los datos personales por su cuenta.
Es la opción más fiable cuando el formato no cambia. Para documentos de estructura variable, sigue disponible la anonimización automática.
Cómo usarlo
- Accede al listado de plantillas escribiendo en el navegador la dirección /anonymization/templates/ detrás de la de tu Athento. Verás las plantillas de tu equipo. Por ahora no hay una opción de menú que lleve hasta aquí; se añadirá más adelante.
- Haz clic en New template, escribe un nombre que te ayude a reconocerla —por ejemplo «Contrato indefinido»— y, si quieres, una descripción. Pulsa Create.
- Sube un documento de ejemplo en PDF. Arrástralo sobre el recuadro o haz clic para buscarlo. Solo sirve de muestra para que dibujes encima: no se anonimiza ni se publica.
- Cuando el documento aparezca, dibuja un recuadro sobre cada zona que quieras ocultar. Pulsa y arrastra con el ratón, como si seleccionaras un área.
- Al soltar aparece un cuadro. Escribe un nombre para la zona (por ejemplo «NIF del titular») y pulsa guardar. La zona se marcará sobre el documento y se añadirá a la lista de la derecha.
- Repite con todas las zonas. Si el documento tiene varias páginas, usa la paginación para cambiar de página y dibujar también allí. Cada zona recuerda a qué página pertenece.
- Desde la lista puedes desactivar temporalmente una zona sin borrarla, o eliminarla. Una zona desactivada aparece tachada y no se aplica.
- Por último, asocia la plantilla a una operación. En la configuración de operaciones, crea una operación de anonimización por plantilla y, en su parámetro de plantilla, selecciona la que has creado. Marca también Generate the anonymized document si quieres que el PDF anonimizado se genere en el mismo paso.
Resultado esperado
Cuando la operación se ejecute sobre un documento, las zonas que definiste quedarán tapadas en negro en la versión anonimizada. Además, cada zona se registra como elemento anonimizado, así que puedes consultar qué se ha ocultado y dónde.
Notas y consideraciones
- Solo PDF. El documento de muestra debe ser un PDF.
- Permisos. Para crear o modificar plantillas necesitas ser administrador de tu equipo.
- Cada equipo ve las suyas. Las plantillas pertenecen a tu equipo.
- Una plantilla, varios formularios. No está atada a un tipo de documento.
- Documentos con menos páginas. Si una zona está en una página que el documento no tiene, se ignora y el resto se aplica con normalidad.
- Cómo llegar. De momento se accede escribiendo la dirección en el navegador. Guárdala en favoritos si vas a usarla a menudo.